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Politique de protection des renseignements personnels – Site Web d’INO

La Politique de protection des renseignements personnels du site Web de l’Institut national d’optique (« INO »), accessible à l’adresse www.ino.ca, est modelée à partir des principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée « Code type pour la protection des renseignements personnels » (CAN / CSA-Q830-96).

Rien dans cette Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») n'a pour effet de créer des obligations pour INO au-delà de celles imposées par les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Dans la présente Politique:

  • « Renseignement personnel » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.
  • « Particulier » ou « vous » réfère à vous en tant que client ou employé d’INO ou en tant qu'utilisateur de l'un de ses services (les « Services »).

La présente Politique couvre les aspects suivants de la protection des renseignements personnels:

  1. Responsabilité
  2. Objectifs
  3. Consentement
  4. Limites de la cueillette
  5. Limites de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
  6. Exactitude
  7. Mesures de sécurité
  8. Transparence
  9. Accès des individus à leurs renseignements personnels
  10. Plainte à l’égard du non-respect des principes
  11. Dispositions applicables aux données recueillies sur des individus se trouvant dans l’Union Européenne.

GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le nom ou titre et l’adresse de la personne responsable des politiques et des pratiques d’INO et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements est:

CONTENU DE LA POLITIQUE

  1. RESPONSABILITÉ

    INO a désigné un ou des individus responsables du respect de la présente Politique.

    La responsabilité de s’assurer du respect par INO de la Politique incombe à la ou aux personnes désignées, même si d’autres personnes au sein d’INO peuvent être chargés de la cueillette et du traitement quotidiens des Renseignements personnels. D’autres personnes au sein d’INO peuvent également être délégués afin d’agir au nom de la ou des personnes désignées.

  2. OBJECTIFS


    Les fins pour lesquelles des Renseignements personnels sont recueillis seront généralement déterminées par INO au moment de la cueillette ou avant celle-ci.

    INO documentera les fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis. Dépendamment de la manière dont se fait la cueillette, cela peut se faire oralement ou par écrit. À titre d’exemple, un formulaire de demande en ligne peut faire état de ces fins.

    Le fait de préciser les fins de la cueillette de Renseignements personnels au moment de la cueillette ou avant celle-ci permet à INO de déterminer les Renseignements personnels dont elle a besoin pour atteindre ces fins. INO ne recueillera que les Renseignements personnels nécessaires aux fins mentionnées.

    Les fins pour lesquels INO peut recueillir vos Renseignements personnels comprennent:

    • fournir, maintenir, personnaliser et améliorer ses produits et Services;
    • permettre à INO d’effectuer des opérations internes en lien avec ses produits et Services; et
    • envoyer ou faciliter les communications entre INO et vous en lien avec les produits et Services.


    Avant de se servir de Renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins doivent être précisées avant l’utilisation. À moins que les nouvelles fins auxquelles les Renseignements sont destinés ne soient prévues par une loi, INO obtiendra le consentement de la personne concernée avant d’utiliser les Renseignements à cette nouvelle fin.

    INO s'engage à expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés les Renseignements recueillis.

  3. CONSENTEMENT

    Votre consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation de vos Renseignements personnels est requis, sauf lorsque cela est inapproprié. (À titre d’exemple, pour des raisons d’ordre juridique, médical ou de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir un consentement).

    Votre consentement à la cueillette, à la divulgation ou à l'utilisation de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques. Un tel consentement n'est valide que pour le temps nécessaire à l'atteinte des objectifs pour lequel il est demandé.

    Généralement, INO s'engage à obtenir le consentement au moment de ou avant la cueillette. Dans certaines circonstances, le consentement à l’utilisation ou à la divulgation des Renseignements personnels peut être obtenu après la cueillette mais avant l’utilisation (par exemple, lorsque INO souhaite utiliser des Renseignements personnels à des fins qui n’avaient pas été identifiées précédemment).

    Pour que le consentement soit significatif, les fins pour lesquelles les Renseignements personnels seront utilisées seront énoncées de façon à ce que vous puissiez raisonnablement comprendre de quelle manière les Renseignements personnels seront utilisés ou communiqués.

    INO n'exigera pas, comme condition à fournir un bien ou un service, un consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de Renseignements personnels autres que ceux nécessaires pour réaliser les fins indiquées.

    La forme du consentement qu’INO cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et le type de Renseignements personnels. Pour déterminer la forme que prendra le consentement, INO tiendra compte de la nature délicate des Renseignements personnels.

    La manière dont INO chercher à obtenir le consentement peut varier selon les circonstances et le type de Renseignements personnels recueillis. En général, INO cherchera à obtenir un consentement explicite si les Renseignements personnels sont susceptibles d’être considérés comme étant de nature sensible. Un consentement implicite sera généralement jugé suffisant lorsque les Renseignements personnels sont de nature moins sensible. Le consentement peut également être donné par un représentant autorisé (comme par un tuteur légal ou par une personne munie d’une procuration écrite). Le consentement ne sera pas obtenu par un subterfuge.

    Vous pouvez consentir de plusieurs manières. À titre d’exemple:

    • un formulaire de demande en ligne peut être utilisé pour obtenir le consentement, recueillir des Renseignements personnels et vous informer de l’utilisation qui sera faite des Renseignements personnels. En remplissant et en nous retournant le formulaire, vous consentez à la cueillette de Renseignements et aux usages précisés;
    • une case peut être utilisée afin de vous permettre d’accepter expressément que votre nom ainsi que votre adresse soient communiqués à d’autres organisations; ou
    • le consentement peut être donné au moment où un produit ou Service est utilisé.

     

    Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.

    Le consentement à la divulgation de Renseignements personnels d’un tiers peut être fourni par vous à INO afin qu'elle recueille les Renseignements personnels de ce tiers.

    INO recueillera des Renseignements personnels auprès de vous seulement, sauf si vous consentez à ce qu’elle puisse en recueillir auprès de tiers. Toutefois, INO peut, sans votre consentement, recueillir ces Renseignements personnels auprès d'un tiers si la loi l'autorise. Elle peut également le faire si elle a un intérêt sérieux et légitime et si l'une ou l'autre des conditions suivantes se réalise:

    • les Renseignements personnels sont recueillis dans votre intérêt et ne peuvent être recueillis auprès de vous en temps opportun; ou
    • la cueillette auprès d'un tiers est nécessaire afin d'assurer l'exactitude des Renseignements personnels.
  4. LIMITES DE LA COLLECTE

    La cueillette de renseignements personnels se limitera aux fins déterminées par INO. Les Renseignements seront recueillis de manière honnête et licite.

    INO spécifiera le type de Renseignements personnels recueillis dans le cadre de leurs politiques et pratiques de gestion de l'information. Les Renseignements personnels recueillis peuvent inclure, sans s'y limiter:

    • Votre nom et prénom ;
    • Votre adresse électronique ;
    • Votre adresse IP ;
    • Vos comportements de navigation ;
    • Nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez ;
    • Numéro de téléphone ;
    • Ville et pays de résidence ;


    INO peut faire l’utilisation de fichiers témoins (Cookies) et d’outils d’analyse web afin de recueillir notamment des données sur votre navigation, votre adresse IP et des statistiques sur les renvois de référence et les clics publicitaires (statistiques regroupées) comme les accès à la page, les visiteurs uniques et le temps passé sur le site Web. En visitant le site Web d’INO, vous consentez à ce que des fichiers témoins soient enregistrés dans votre navigateur, en conformité avec la présente politique.

    INO peut constituer un dossier sur une personne.

    Lorsqu’INO constitue un dossier sur vous ou enregistre vos Renseignements personnels dans un fichier de celui-ci, elle fera une inscription indiquant la source de tout Renseignement personnel recueilli auprès d’un tiers lorsque ce tiers est une personne qui exploite une entreprise. Cette inscription fait partie de votre dossier.

    INO ne peut refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus de la personne qui formule la demande de lui fournir un Renseignement personnel sauf dans l'une ou l'autre des circonstances suivantes:

    • la cueillette est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d’un contrat;
    • la cueillette des Renseignements personnels est autorisée par la loi; ou
    • il y a des motifs raisonnables de croire qu'une telle demande n'est pas licite.
  5. LIMITES DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION

    Les Renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou à moins que la loi ne l’exige. Les Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

    INO élaborera des lignes directrices et des procédures pour la conservation et la destruction des Renseignements personnels. Ces lignes directrices préciseront les durées minimales et maximales de conservation. (INO peut être assujettie à des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation).

    INO ne divulguera pas à un tiers vos Renseignements personnels, sauf si vous y consentez, ou si cette divulgation ou utilisation est prévue par la loi.

    Par exemple, dans l'exploitation de son entreprise, les employés, mandataires et agents autorisés d’INO ainsi que tout fournisseur ayant un contrat de travail ou de service avec INO peuvent avoir accès à des Renseignements personnels sans votre consentement si les Renseignements personnels sont nécessaires à l’exercice de ses fonctions ou à l'exécution de son mandat ou de son contrat.

    INO peut, sans votre consentement, divulguer des Renseignements personnels contenu dans un dossier qu'elle détient à une agence d'archivage si cette agence d'archivage est une personne qui exploite une entreprise qui a pour objet d'acquérir, de conserver et de diffuser des documents pour leur valeur d'information générale et si ces Renseignements personnels sont communiqués dans le cadre d'un transfert ou d'un dépôt des archives de l'entreprise.

    Des Renseignements personnels peuvent également être divulgués sans votre consentement à des fins de recherche si les documents ne sont pas structurés de manière à pouvoir identifier une personne par référence à son nom, à un signe ou symbole propre à celle-ci et s'il n'y a aucun moyen de repérer ces Renseignements personnels à partir d'une telle référence.

    INO est responsable devant le gouvernement du Canada et le gouvernement du Québec à l’égard de certaines de ses activités de recherche et développement et, par conséquent, il peut leur transmettre des informations telles que le nom et les coordonnées de ses clients et la nature des services reçus par ses clients.

    Toute personne qui détient des Renseignements personnels pour le compte d’INO peut, lorsqu'elle est saisie d'une demande d'accès ou de rectification par une personne concernée, référer la demande à INO.

  6. EXACTITUDE

    Les Renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

    Les Renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris les Renseignements personnels qui peuvent être communiqués à des tiers, seront généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.

    INO ne mettra pas systématiquement à jour les Renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.

    Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des Renseignements personnels dépendront de l’entrée (i) de vos données ou (ii) des données générées par votre utilisation des produits ou services d’INO ainsi que de l’utilisation des Renseignements personnels, compte tenu de vos intérêts.

  7. MESURES DE SÉCURITÉ

    Les Renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

    INO prendra les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des Renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués, détenus ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, des fins pour lesquelles ils doivent être utilisés, de la quantité et de la distribution des Renseignements personnels et du support sur lequel ils sont conservés.

    Les mesures de sécurité d’INO protégeront les Renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

    La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des Renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des Renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation.

    Les méthodes de protection comprennent:

    • des mesures physiques (par exemple la restriction de l’accès aux bureaux);
    • des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires); et
    • des mesures techniques (par exemple l’usage de mots de passe).


    INO sensibilisera son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des Renseignements personnels et un soin particulier sera apporté au moment de la destruction des Renseignements personnels afin d’empêcher des personnes non autorisées à avoir y accès.

  8. TRANSPARENCE

    INO rendra facilement accessible de l’information précise sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des Renseignements personnels.

    INO fait preuve de transparence au niveau de ses politiques et pratiques concernant la gestion des Renseignements personnels. Vous pourrez obtenir de l’information au sujet des politiques et des pratiques d’INO sans efforts déraisonnables. Cette information sera disponible sous une forme aisément accessible et compréhensible.

    Les renseignements fournis comprendront:

    • le nom ou le titre de même que l’adresse de la personne responsable de la Politique et des pratiques d’INO et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
    • la description du moyen d’accès aux Renseignements personnels que détient INO;
    • la description du genre de Renseignements personnels que possède INO, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés;
    • les Renseignements personnels qui sont communiqués aux organisations connexes.


    INO peut rendre l’information concernant sa politique et ses pratiques en matière de Renseignements personnels accessibles de diverses façons. La méthode choisie est en fonction de la nature des activités d’INO et d’autres considérations.

  9. ACCÈS DES INDIVIDUS À LEURS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

    Sur demande, vous serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos Renseignements personnels et obtiendrez l’accès à ces Renseignements. Vous pourrez contester l’exactitude et l’intégralité des Renseignements et y apporter les corrections appropriées.

    Sur demande, INO, vous informera si elle détient des Renseignements personnels sur vous et pourra en indiquer la source. De manière générale, INO vous donnera accès à ces Renseignements personnels. Vous pourriez être requis de fournir des informations suffisantes afin de permettre à INO de vous communiquer un compte rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des Renseignements personnels.

    Vous êtes en droit de faire supprimer un Renseignement personnel vous concernant s’il fut recueilli d’une manière illicite.

    Une demande d'accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par vous et que vous êtes en mesure de prouver que vous êtes la personne concernée par la demande (ou son représentant, l’héritier ou le successeur de la personne concernée, le liquidateur de la succession ou le bénéficiaire d'une assurance-vie ou d'une indemnité de décès).

    Lorsqu’INO détient un dossier qui fait l’objet d’une demande d’accès ou de rectification, INO répond dans un délai raisonnable suivant réception de la demande. Les renseignements demandés seront fournis sous une forme aisément compréhensible. (Par exemple, si INO se sert d’abréviations ou de codes pour l’enregistrement des Renseignements personnels, elle fournira les explications nécessaires).

    Dans certaines situations, il peut être impossible à INO de communiquer tous les Renseignements personnels qu’elle possède à votre sujet. Les exceptions aux exigences en matière d’accès sont restreintes et précises. Les raisons pour lesquelles l’accès est refusé sont fournis sur demande.

    Parmi ces exceptions figurent des renseignements dont le coût de transmission est exorbitant, des renseignements contenant des détails concernant d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d’ordre commercial qui empêche la transmission des renseignements et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou le secret relatif au litige.

    INO peut refuser de vous communiquer des Renseignements personnels lorsque la divulgation de ces Renseignements personnels risquerait d’entraver une enquête dont le but est la prévention, la détection ou la répression de crimes ou d’infractions statutaires.

    Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des Renseignements personnels.

  10. POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

    Vous pouvez contester le respect de cette Politique par INO en vous adressant à la personne responsable d’assurer le respect de celle-ci.

    INO fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, INO prendra les mesures appropriées y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

    Lorsqu'une plainte n'est pas résolue à votre satisfaction, le contenu de la contestation non résolue sera enregistré par INO.

  11. DISPOSITIONS APPLICABLES AUX DONNÉES RECUEILLIES SUR DES INDIVIDUS SE TROUVANT DANS L’UNION EUROPÉENNE


    INO s’engage à ce que vos données à caractère personnel recueillies soient traitées de manière licite, loyale et transparente. INO ne recueillera pas vos données à caractère personnel sans avoir une base juridique pour ce faire ou sans avoir obtenu votre consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Ces fins seront détaillées au moment d’obtenir votre consentement. INO n’utilisera pas vos données à caractère personnel pour d’autres fins que celles détaillées aux présentes. Sur demande, INO effacera, dans la mesure du possible, vos données à caractère personnel recueillies directement par INO sur son site Web ou vous fournira ces données dans un format permettant leur portabilité. INO a désigné un représentant pour les questions de protection des données à caractère personnel. Ses coordonnées sont disponibles sur demande.


Contact

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